En
el ámbito empresarial, Inventario es
una palabra que no nos es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy
alta, hemos escuchado que debemos mantener niveles óptimos de inventarios, pero
¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se debe
mantener?
Si
se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa
a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario
"congelado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en
funciones más productivas de la organización. Además, el inventario
"congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre
el riesgo de dañarse.
Por
otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no
atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones,
reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de
los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones
del mercado.
El
inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales,
equipos y repuestos necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento, es
decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de atención al cliente y de esta forma afrontar la
demanda para cumplir con un servicio de calidad.
Además,
si no se tiene un control adecuado del inventario, esto puede generar pérdidas
cuantiosas a la empresa, ocasionado por el deterioro, vencimiento,
obsolescencia y/o extravío de los materiales o productos en el almacén, este
último con mayor frecuencia e incidencia en los últimos años en Venezuela, a
consecuencia de la gran escasez de alimentos, medicinas, insumos y repuestos
que sufre el país.
Ante
esta alarmante situación, la alta Gerencia de las empresas deben tomar acciones
contundentes para controlar sus inventarios de materia prima, insumos,
repuestos y productos terminados.
Es
por ello que a través de esta Asesoría Empresarial, deseamos ayudar al
empresario en esta titánica labor, para optimizar las actividades que se
realizan en los tres (03) Aspectos Fundamentales en el Control de la Cadena de
Suministro de las empresas, los cuales son:
1.- GESTIÓN DE
INVENTARIOS.
2.- ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES.
3.- GESTIÓN DE
CONTRATACIONES.
Este
trabajo consiste en la revisión, análisis, diagnóstico y optimización (Reingeniería)
de las actividades y métodos de trabajo que su personal realiza cada día en la
atención a sus clientes desde estas áreas, con la finalidad de controlar el
proceso productivo, incrementar la calidad en los productos y/o servicios que prestan,
y a la vez reducir costos e incrementar la rentabilidad de su empresa.
Dicho
trabajo será realizado en tres (3) fases:
Fase No 1: Revisión y Diagnóstico.
Fase No 2: Optimización de la Cadena de
Suministro.
Fase No 3: Manuales de Normas y Procedimientos.
1.- REVISIÓN Y
DIAGNOSTICO.
Inicialmente
tendremos que realizar una revisión de cada una de las actividades, métodos de
trabajo, espacios físicos y flujo de información que se producen en estas tres (3)
áreas para conocer sus fortalezas, debilidades y amenazas, para luego preparar
un diagnóstico completo que nos arroje las oportunidades de mejora que debemos
alcanzar, aplicando entre otras técnicas la metodología FODA.
Para
ello necesitamos su autorización para acceder a sus instalaciones, sitios de
trabajo, información en papel y sistema, etc., y por supuesto necesitamos de la
colaboración y disposición de su personal en el levantamiento primordial de
este diagnóstico. Se requiere la asignación de personal de su institución para
realizar esta actividad.
Una
vez culminado este trabajo, les presentaremos los resultados y el plan de acción
que desarrollaremos para reducir o eliminar las debilidades y amenazas detectadas
y alcanzar las oportunidades de mejora que se visualicen.
Esta
revisión y diagnóstico se estima realizarlo en 88 horas hábiles equivalentes
a 30 días calendarios. Este tiempo puede disminuirse o extenderse y dependerá
de la magnitud de la institución, de la complejidad de sus procesos objeto de
estudio, de la cantidad de personas de su institución que asignen para cada
área, del tiempo asignado y de su disposición.
2.- OPTIMIZACION DE LA CADENA
DE SUMINISTRO.
Para
cubrir las debilidades, amenazas y oportunidades de mejoras que se detecten en
el Diagnóstico, a continuación les detallamos cada una de las actividades
principales que les ofrecemos y desarrollaremos para optimizar la Cadena de Suministro,
en las tres (3) áreas antes indicadas:
2.1.- GESTIÓN DE
INVENTARIOS.
a.- Revisar, ampliar y mejorar las
descripciones de los productos contenidos en la Base de Datos de su sistema de
control de inventario.
b.- Establecer existencias Máximas, Mínimas
y los datos para la reposición óptima de cada producto.
c.- Revisar y/o establecer las Unidades
de Medida de Compra y de Despacho a cada producto.
d.- Revisar y/o establecer las Familias
de Productos por cada tipo de inventario.
e.- Establecer el Programa Anual para la
Toma Física de Inventario.
f.- Preparar recomendaciones generales.
g.- Preparar el Manual de Normas y
Procedimientos para la Planificación y Control de los Inventarios acorde a las
políticas de la empresa.
2.2.- ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES.
a.- Revisar y/o establecer las 3 áreas
físicas principales dentro de los almacenes: Recepción, Almacenamiento y
Despacho.
b.- Revisar las estanterías y dispositivos
de almacenamiento para determinar la idoneidad en cada caso.
c.- Revisar y optimizar la ubicación de
los productos dentro de los almacenes considerando: flujos y movimientos de
entrada y salida, criticidad, demanda, tamaños, fragilidad, temperatura,
costos, vencimiento, etc.
d.- Revisar y/o preparar las descripciones
y códigos de los productos ubicados en estanterías y dispositivos de
almacenamiento.
e.- Revisar y optimizar el proceso de
recepción y despacho de productos en el almacén.
f.- Preparar recomendaciones generales.
g.- Preparar el Manual de Normas y Procedimientos
para la Administración de Almacenes acorde a las políticas de la empresa.
2.3.- GESTIÓN DE LAS
CONTRATACIONES.
a.- Revisar los expedientes y el proceso
en la Recepción
de las Solicitudes de Contrataciones para reponer los inventarios a través de
compras.
b.- Revisar Formatos, Documentos y
Métodos de Trabajos de los procesos de: Solicitudes de Cotización, Análisis de
las Ofertas, Decisión y Adjudicación del contrato (Orden de Compra), así como
la Delegación Financiera Vigente.
c.- Analizar y revisar las Órdenes de
Compras de productos de stock, tiempos de entrega prometidos, entregas
ejecutadas, calidad de los productos entregados, estadísticas de reclamos, etc.
d.- Analizar y revisar la conveniencia de
establecer las Compras Convenios para reponer los inventarios.
e.- Preparar recomendaciones generales.
f.- Preparar el Manual de Normas y
Procedimientos para la Adquisición de Bienes en la reposición de los
inventarios acorde a las políticas de la empresa.
2.4.- RESUMEN DE LA
Para resumir
y como se explicó anteriormente, esta Asesoría Empresarial consta de tres (3)
fases:
Fase No 1: Revisión y Diagnóstico.
Fase No 2: Optimización de la Cadena de
Suministro.
Fase No 3: Manuales de Normas y Procedimientos.
El
cliente puede elegir el alcance de la Asesoría, es decir, puede contratar las
tres (3) Fases o contratar por separado alguna(s) de ella(s), de acuerdo a sus
necesidades o situación financiera.
CONDICIONES
GENERALES PARA LA EJECUCIÓN DE LA ASESORÍA EMPRESARIAL.
1.- CONDICIONES PARA LA
1.1.- Para realizar el presente trabajo,
como se indicó anteriormente, se requiere la asignación de personal en cada
área perteneciente a su empresa, con disposición y disponibilidad para realizar
cada una de las actividades que se necesiten.
1.2.- Se requiere que permitan el acceso de
nuestro personal a todas las áreas, oficinas, documentos, información, etc, de
su empresa que el estudio demande.
1.3.- Se necesita que su personal facilite
la información, documentos, expedientes o cualquier actividad requerida, en el
menor tiempo posible una vez solicitada.
1.4.- Necesitamos de la colaboración y
disposición de su personal para en caso de requerirse, ellos puedan: movilizar
y reubicar estantes y dispositivos de almacenamiento, usar sus equipos,
herramientas y utensilios, desprender y/o colocar tarjetas o etiquetas de
identificación, pintar y/o borrar demarcaciones en piso, paredes, avisos, etc,
preparar carpetas, formatos, plantillas y expedientes en cada área, descargar,
revisar, analizar y depurar la información contenida en la Base de Datos de su
sistema informático, así como cualquier apoyo a nuestro personal para la
realización oportuna y eficiente de nuestro trabajo.
1.5.- Para la realización oportuna y
eficiente de esta Asesoría Empresarial, se requiere el apoyo y compromiso
incondicional de las Gerencias respectivas de cada área y de la Gerencia
General de su empresa.
2.- TIEMPO DE
La
Revisión y Diagnóstico se estiman realizarlo en 60 horas hábiles
equivalentes a 21 días calendarios y culminará con la entrega del Informe de
Resultados.
Una
vez realizado este diagnóstico se someterá a la aprobación de su empresa a
través del Informe de Resultados, y una
vez obtenido el visto bueno, procederemos a realizar la Optimización de la
Cadena de Suministro con el alcance presentado en cada una de las áreas
mencionadas.
El
tiempo de ejecución de esta Optimización se estima en 220 horas hábiles equivalentes
a 60 días calendarios y culminará con la entrega del Informe de Resultados.
En
ambas fases, estos tiempos pueden disminuirse o extenderse y dependerán de la magnitud de la institución, de la complejidad de sus
procesos objeto de estudio, de la cantidad de personal que su institución
asigne para cada área, del tiempo de dedicación y de acuerdo a lo mencionado en
el punto “Condiciones para la Ejecución”.
El
tiempo de entrega de los Manuales de Normas y Procedimientos se estima en 15
días calendarios para cada aérea, y comenzará su ejecución una vez finalizada
la Optimización de la Cadena de Suministro y consignado el Informe de
Resultados o en cualquier momento de la Asesoría de acuerdo a las condiciones y
avance del proyecto.
Es
importante que su Empresa y Nosotros velemos por el cumplimiento de las horas
de trabajo antes descritas en cada fase y procuremos su ejecución eficiente
para culminar en los tiempos previstos.
Cualquier
retraso en las actividades que realice su personal asignado a esta Asesoría o
suministro tardío de información o cualquier actitud de su personal que
ocasione a su vez la demora en la realización de alguna de nuestras actividades
del presente trabajo, o que implique un lapso de espera de tiempo innecesario
por parte de nuestro personal, ocasionará un recargo del 50% en el precio de
las horas hábiles pendientes por ejecutar en cada etapa, hasta alcanzar el
tiempo estimado programado en días calendarios.
Se
permitirá un tiempo adicional máximo de 07 días calendarios a los establecidos
inicialmente en cada etapa para ejecutar las horas pendientes en caso de que
existan. Las horas de estos días adicionales serán facturas de acuerdo la
tarifa por servicio profesional establecida por AGECINCA actualizada a la fecha.
En
caso de superar estos tiempos de ejecución en cada etapa y consumidas las horas
estimadas inicialmente, y de requerirse horas adicionales para culminar este
trabajo, cada hora adicional será facturada de acuerdo a la tarifa por servicio
profesional establecida por AGECINCA
actualizada a la fecha.
3.- BENEFICIOS PARA EL
CLIENTE
Con
la realización de las actividades descritas en el Diagnóstico y en la Optimización
de la Cadena de Suministro en las áreas mencionadas, el cliente obtendrá una
serie de beneficios operacionales y administrativos en su empresa, que se
traducirán en mayor eficiencia y rentabilidad en el negocio, dentro de los
cuales se mencionan los siguientes:
3.1.-
Determinación de la
situación actual de la empresa en las áreas de Gestión de Inventarios,
Almacenes y Contrataciones.
3.2- Presentación de
las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de mejoras que la empresa
debe ejecutar en estas áreas.
3.3.-
Optimización de los
niveles de inventarios, lo cual se traduce en un mayor aprovechamiento del
activo circulante.
3.4.- Mayor
control en las existencias de los inventarios.
3.5.-
Reducción
significativa de las pérdidas, extravíos y daños de los productos ubicados en
los almacenes.
3.6.- Mayor eficiencia en las compras para
reponer los inventarios.
3.7.-
Mejoras
significativas en los métodos de trabajo de los empleados que laboran en la
Cadena de Suministro de su empresa, elevando así la eficiencia laboral en estas
áreas.
3.8.-
Orden, limpieza,
disposición y aprovechamiento óptimo de los espacios físicos de los almacenes.
3.9.-
Disponer de Manuales y
Normas de Procedimientos en estas tres (3) áreas importantes, permite obtener
entre otros los siguientes beneficios:
a.- Determina la responsabilidad de cada
puesto de trabajo y su relación con los demás en la empresa.
b.- Permiten una adecuada coordinación de
actividades a través de un flujo eficiente de la información.
c.- Facilita
las labores de supervisión y de auditorías.
d.- Es
de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.
e.- Facilita la elaboración de
Indicadores.
4.- PERFIL DEL ASESOR
La
presente asesoría empresarial será realizada por el Ingeniero Industrial
Vinicio Zambrano, egresado de la Universidad del Zulia en el año 1989, quien
cuenta con más de 27 años de experiencia laboral en la Cadena de Suministros,
con especializaciones en las áreas de Gestión de Inventarios, Administración de
Almacenes y Gestión de Contrataciones, donde acumuló más de 24 años de
experiencia en empresas prestadoras de servicio eléctrico.
Desempeño
cargos importantes en el sector eléctrico, tales como: Coordinador de las
Comisiones de Licitaciones, Jefe de Importaciones y Aduana, Gerente de
Administración de Almacenes, Gerente de Planificación y Control de Inventarios,
Gerente de Control de las Contrataciones, entre otros.
Asesoró
a una empresa prestadora de Servicio Hidrológico (Agua Potable) en las áreas de
Licitaciones y Contrataciones.
Es
Instructor y Facilitador en las áreas de Calidad, Control de Procesos, Licitaciones,
Comercio Internacional y Contrataciones.
Así
mismo, posee experiencia en reingeniería de la Cadena de Suministro en empresas
de Atención Médica (Clínicas y Hospitales), con lo cual les garantizamos un
trabajo de calidad que cubrirá sus expectativas y contribuirá con la
rentabilidad de su negocio.
Puedes
contactarnos a través de:
Sin duda siempre este tipo de asesorias son muy buenas. Yo estoy actualmente leyendo sobre la Asesoría fiscal Madrid. saludos
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